Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 22 septembre 2026
Cette politique explique, conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018, quelles données nous traitons lorsque vous utilisez ce site et louez une salle, pourquoi, combien de temps, et quels sont vos droits.
1. Responsable du traitement
La Maison Syndicale A.S.B.L., Rue Fonteny Maroy 13, 6800 Libramont-Chevigny (Belgique) — BCE 0870 296 965. Contact pour toute question relative à vos données : reservations@lamaisonsyndicale.be ou +32 (0)61 53 01 60. L'association n'est pas tenue de désigner un délégué à la protection des données.
2. Quelles données, pour quoi, sur quelle base
| Données | Finalité | Base légale (art. 6 RGPD) |
|---|---|---|
| Nom ou dénomination, personne de contact, e-mail, téléphone, adresse postale, numéro d'entreprise (facultatif) | Créer votre compte, traiter votre demande, vous confirmer la réservation, vous joindre | Exécution du contrat (b) |
| Détails de la location : salle, dates, plages, objet, nombre de participants, options, remarques, coordonnées de facturation | Organiser la mise à disposition et établir la note de frais | Exécution du contrat (b) |
| Code d'accès à la salle | Vous permettre d'entrer dans le bâtiment | Exécution du contrat (b) |
| Notes de frais, relevés de consommation, tickets des fournisseurs, paiements | Facturation et comptabilité de l'association | Obligation légale (c) — comptabilité |
| Demandes de modification ou d'annulation, historique des actions sur une réservation | Traiter vos demandes, garder une trace des décisions | Exécution du contrat (b), intérêt légitime (f) |
| Notes internes des gestionnaires sur un client ou une location | Assurer le suivi de la relation (préférences, points d'attention) | Intérêt légitime (f) — vous pouvez y accéder sur demande |
| Signalements d'incidents (description, photo éventuelle des locaux) | Constater et réparer un dégât ou un manquement | Intérêt légitime (f) |
| Journal des e-mails envoyés (destinataire, objet, statut de remise) | Vérifier que nos messages vous parviennent, diagnostiquer un problème d'envoi | Intérêt légitime (f) |
| Identifiants de connexion (e-mail, mot de passe chiffré), date de dernière connexion, journaux techniques (adresse IP, navigateur) | Sécuriser votre compte et le site | Exécution du contrat (b), intérêt légitime (f) — sécurité |
Nous ne collectons que ce qui est nécessaire à la location : aucune donnée n'est demandée à des fins publicitaires, nous n'envoyons pas de newsletter et nous ne prenons aucune décision automatisée à votre égard. Le site ne s'adresse pas aux mineurs.
3. Qui a accès à vos données
Les gestionnaires de l'association (réservations, facturation). Le concierge et la personne chargée de l'entretien ne voient que le planning (nom du client, salle, plages, nombre de participants). Vos données ne sont jamais vendues, louées ni communiquées à des tiers à des fins commerciales.
Sous-traitants
- Supabase Inc. — base de données, authentification et stockage des fichiers, hébergés à Francfort (Allemagne).
- Vercel Inc. — hébergement du site ; le code s'exécute à Francfort, le réseau de diffusion est mondial.
- Resend Inc. — envoi des e-mails (confirmations, codes d'accès, notes de frais).
- Infomaniak Network SA (Suisse) — notre boîte e-mail, qui reçoit vos réponses.
Ces prestataires agissent sur nos instructions, sous contrat de sous-traitance. Lorsqu'un prestataire est établi hors de l'Union européenne (États-Unis), les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le cadre de protection des données UE–États-Unis (Data Privacy Framework) ; la Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation.
4. Durées de conservation
| Données | Durée |
|---|---|
| Notes de frais, tickets, relevés, réservations facturées | 7 ans après la clôture de l'exercice comptable (obligation légale), puis suppression |
| Compte client et fiche de contact | Tant que la relation dure, puis 3 ans après la dernière location ; suppression ou anonymisation sur demande (voir vos droits) |
| Demandes refusées ou annulées sans facturation | 3 ans après la date demandée |
| Codes d'accès aux salles | Supprimés automatiquement 7 jours après la fin de la location |
| Journal des e-mails envoyés | 12 mois, suppression automatique |
| Photos de signalements d'incident | 24 mois, suppression automatique (la description reste dans l'historique) |
| Sauvegardes de la base de données | 12 semaines glissantes, dans un espace de stockage privé |
| Journaux techniques des hébergeurs (adresse IP) | Quelques jours à 30 jours au plus, selon le prestataire |
5. Vos droits
Vous pouvez à tout moment :
- accéder à vos données et en recevoir une copie dans un format courant (portabilité) ;
- les rectifier — vos coordonnées se modifient directement dans votre espace client ;
- demander leur effacement : votre compte et votre fiche sont alors anonymisés ; seules les données que la loi nous impose de conserver (notes de frais) sont gardées jusqu'à l'échéance légale ;
- demander la limitation d'un traitement ou vous opposer aux traitements fondés sur notre intérêt légitime ;
Écrivez à reservations@lamaisonsyndicale.be ; nous répondons dans le mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be.
6. Sécurité
Connexion chiffrée (HTTPS) sur tout le site, mots de passe stockés sous forme chiffrée, accès aux données limité par rôle (gestionnaire, concierge, entretien, client), documents et photos dans des espaces de stockage privés accessibles uniquement par lien temporaire, sauvegardes hebdomadaires, codes d'accès effacés après la location. Nos gestionnaires sont sensibilisés à la confidentialité des dossiers.
7. Cookies
Le site n'utilise que des cookies strictement nécessaires à la connexion à votre espace : aucun cookie publicitaire, aucune mesure d'audience, aucun traceur tiers. Détails dans la politique de cookies.
8. Mises à jour
Cette politique peut évoluer avec le site ou la réglementation ; la date de dernière mise à jour figure en haut de page. En cas de changement important, les clients disposant d'un compte en sont informés par e-mail.