Conditions générales d'utilisation et de location

1. Le service

L'association met ses salles de Libramont-Chevigny à disposition d'organisations et de particuliers pour des réunions, formations, assemblées, conférences et événements, par plages horaires : matin (8h–12h), après-midi (12h–16h) et, pour les salles qui le permettent, soirée (16h–00h). Les capacités, équipements et tarifs de chaque salle sont décrits sur le site.

2. Compte et espace client

La demande en ligne suppose la création d'un compte (adresse e-mail et mot de passe). Le titulaire du compte est responsable de la confidentialité de ses identifiants et des actions réalisées depuis son espace. Un compte peut aussi être ouvert par un gestionnaire pour un client existant, qui reçoit alors un lien pour choisir son mot de passe.

3. Formation du contrat

Le parcours de réservation comporte cinq étapes : choix de la salle, des jours et plages, détails de l'événement, coordonnées, puis une page récapitulative qui permet de vérifier et de corriger les informations avant l'envoi.

• L'envoi d'une demande ne vaut pas réservation : elle bloque provisoirement le créneau et est examinée par un gestionnaire, généralement dans la journée ouvrable.
• Le contrat est conclu à la confirmation écrite (e-mail) envoyée par l'association. Une demande refusée ou restée sans confirmation n'engage aucune des parties.
• La réservation et ses documents (confirmation, note de frais) sont archivés et consultables à tout moment dans l'espace client. La langue du contrat est le français.

4. Prix et note de frais

• Les prix sont ceux affichés sur le site au moment de la demande et repris dans le récapitulatif ; ils sont exprimés en euros, l'association n'étant pas assujettie à la TVA. Le tarif d'une salle est identique pour une demi-journée ou une journée ; une journée prolongée en soirée est majorée de 30 %.
• Options : café 6,00 € par tranche entamée de 10 participants et par jour ; eau plate (0,35 € la bouteille) et pétillante (0,85 € la bouteille) facturées selon la consommation réelle relevée après la location ; catering (journée complète uniquement) refacturé au prix coûtant sur base du ticket du fournisseur, joint à la note de frais.
• Après la location, l'association établit une note de frais (l'association n'émet pas de factures TVA), envoyée par e-mail et disponible dans l'espace client. Elle est payable à réception par virement bancaire sur le compte qui y est indiqué, avec la référence mentionnée.

5. Modification et annulation

• Le client peut demander la modification ou l'annulation d'une réservation depuis son espace client (ou par e-mail) ; la demande prend effet à sa validation par un gestionnaire. Une annulation notifiée au moins 48 heures avant le début de la location est sans frais.
• En cas d'annulation notifiée moins de 48 heures avant le début de la location, ou si le client ne se présente pas sans avoir prévenu, l'association se réserve le droit de facturer le prix de la location de la salle (les options non consommées ne sont pas facturées).
• L'association peut annuler ou déplacer une réservation en cas de force majeure ou d'impossibilité matérielle (sinistre, panne, indisponibilité du bâtiment) ; les sommes éventuellement versées sont alors remboursées, à l'exclusion de toute autre indemnité.
• Droit de rétractation. Conformément à l'article VI.53, 12° du Code de droit économique, le droit de rétractation de 14 jours ne s'applique pas à la mise à disposition d'une salle pour une date ou une période déterminée. Les consommateurs bénéficient toutefois des possibilités d'annulation décrites ci-dessus.

6. Utilisation des salles

• Un code d'accès personnel est communiqué par e-mail quelques jours avant la location. Il ne peut être transmis qu'aux personnes chargées de l'ouverture et de la fermeture ; le client répond des personnes qu'il accueille.
• Les salles sont mises à disposition en configuration séminaire (tables et chaises). Le client peut les réaménager et doit tout remettre en place, éteindre les appareils et fermer les portes en partant. Le nettoyage du sol est compris ; si la salle n'est pas remise en ordre, un forfait nettoyage de 60,00 € est porté sur la note de frais.
• Le client respecte la capacité maximale de la salle, la réglementation applicable à son activité (sécurité, bruit, tabac, droits d'auteur pour la musique ou les projections) et le voisinage. Toute activité illicite, dangereuse ou contraire aux bonnes mœurs est exclue.
• Le matériel (projection, sonorisation, visioconférence) est utilisé avec soin. Tout dégât, perte ou disparition constaté est signalé et refacturé au coût de réparation ou de remplacement.

7. Responsabilité

Le client est responsable des dommages causés aux locaux, au matériel et aux tiers pendant la mise à disposition, ainsi que des objets qu'il y entrepose. L'association n'est pas responsable des vols ou dégradations des biens apportés par le client ou ses participants, ni des conséquences d'une utilisation non conforme des lieux. La responsabilité de l'association est, en tout état de cause, limitée au montant de la location concernée, sauf faute grave ou intentionnelle.

8. Données personnelles

Les données nécessaires à la gestion des réservations sont traitées comme décrit dans la politique de confidentialité.

9. Réclamations, médiation et droit applicable

Toute question ou réclamation peut être adressée à reservations@lamaisonsyndicale.be ou au +32 (0)61 53 01 60. Nous nous efforçons de trouver une solution amiable.

Les consommateurs peuvent en outre s'adresser au Service de Médiation pour le Consommateur (North Gate II, boulevard du Roi Albert II 8, bte 1, 1000 Bruxelles — mediationconsommateur.be).

Les présentes conditions sont soumises au droit belge. À défaut d'accord amiable, les tribunaux compétents sont ceux désignés par le Code judiciaire ; pour les consommateurs, les règles protectrices du Code de droit économique s'appliquent.

10. Modification des conditions

L'association peut adapter ces conditions ; la version applicable à une réservation est celle en vigueur au moment de la demande, dont la date d'acceptation est enregistrée avec la réservation.